Bagaimana Merencanakan dan Melaksanakan Acara Virtual

Acara virtual biasanya selalu berada di belakang acara tatap muka. Namun sejak pandemi ini, paradigma tersebut berubah.

Meski acara tatap muka mulai marak kembali, masih banyak manfaat yang bisa Anda peroleh dari virtual. Acara online memungkinkan Anda menjangkau khalayak global tanpa perlu mengeluarkan biaya pemesanan tempat. Jika Anda bertanya-tanya bagaimana cara meluncurkan acara virtual yang sukses, berikut adalah langkah-langkah yang perlu Anda ambil untuk menjadikannya berkesan dan produktif.

1. Tentukan Fokus dan Tujuan Acara

Merencanakan acara virtual dimulai dengan melihat kembali gambaran besarnya dan menetapkan tujuan yang ingin dicapai oleh acara virtual tersebut. Menggunakan model SMART untuk menentukan sasaran acara Anda adalah awal yang baik . Sasaran acara Anda harus spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berdasarkan waktu.

Setelah Anda menetapkan tujuan, Anda dapat menentukan siapa target pasar Anda untuk acara tersebut. Sebagian besar hal ini akan ditentukan oleh basis pelanggan organisasi Anda dan produk apa yang Anda pasarkan. Pikirkan tentang bidang apa yang diminati pasar sasaran Anda dan bagaimana kaitannya dengan tujuan Anda. Itu akan memandu Anda dalam mengembangkan fokus untuk acara Anda.

2. Bangun Pengalaman Acara yang Kohesif

Pengalaman acara virtual memiliki banyak kesamaan dengan acara tatap muka tradisional. Ada jadwal harian; staf siap memberikan arahan dan menjawab pertanyaan; peserta berpartisipasi dalam kelompok diskusi, melihat presentasi, dan berjalan di lantai ruang pamer. Perbedaan utama antara virtual dan tatap muka bukanlah apa yang ada di acara tersebut. Begitulah acaranya berjalan.

Untuk virtual, presentasi dilakukan secara live streaming atau on-demand. Ruang diskusi diselenggarakan melalui obrolan multi-arah. Staf siap sedia, tetapi mereka menjawab pertanyaan peserta melalui kotak obrolan online. Bahkan lantai showroom dan booth vendor hadir sebagai ruang virtual dengan landing page vendor dan katalog produk digital.

Dibutuhkan kombinasi perangkat lunak manajemen acara yang kuat dan branding yang kreatif untuk menyatukan semuanya.

3. Memberikan Peluang Keterlibatan

Peserta acara secara alami mendambakan interaksi dan percakapan antarmanusia bahkan di ruang digital. Penting bagi Anda untuk menciptakan cara agar hal tersebut dapat terwujud, terutama dalam bentuk ruang jasa pembuatan booth digital dan obrolan multi-arah.

Ruang pamer digital dan lobi virtual menggantikan ruang fisik dengan platform online. Vendor dapat menyesuaikan ruang digital dengan merek mereka sendiri dan menyediakan katalog produk online di mana peserta dapat menjelajahi produk dan melakukan pembelian dalam platform yang sama.

Obrolan multi-arah memberi vendor kemampuan untuk terlibat langsung dengan peserta, menjawab pertanyaan, dan membuat rekomendasi. Hal ini juga menciptakan ruang obrolan di mana penyelenggara dapat mengadakan sesi tanya jawab dengan presenter, dan peserta dapat berkumpul untuk berjejaring dan mendiskusikan kesimpulan mereka dari presentasi tersebut.

4. Pemasaran Acara dan Tindak Lanjut

Tentu, penting untuk berinteraksi dengan peserta Anda selama acara virtual. Namun mungkin lebih penting untuk berinteraksi dengan mereka sebelum dan sesudahnya. Anda tidak dapat menyelenggarakan acara virtual jika tidak ada peserta . Jadi pemasaran pra-acara sangat penting. Siapkan email dan kampanye media sosial untuk menarik peserta, memberi mereka informasi terbaru tentang acara, dan mengirim pengingat. Dan setelah acara selesai, kirimkan email tindak lanjut kepada semua orang yang hadir.